OL四步教会你革Email的命

　　1.减少电邮数量

　　乍一看，我们对收到的电邮数量似乎没什么办丽控制。但仔细想想就不是这么回事了。研究显示，一般每收到5封电邮，就有3封是需要回复的。这意味着，我们自己每发出5封电邮，就会收到3封回复。

　　所以，只要你删去发出的5封邮件中的1封，收到的邮件就会减少大约12%，还能省去写那五分之一的邮件的时间呢。

　　2.提高电邮的质量和明确性

　　一个人发电邮的过程其实也是在日积月累地为自己写一份简历。发出的邮件如果思路清晰，会帮你建立一个很好的职业形象。所以，每封发出的电邮一定要做到清晰——邮件需要表达哪些信息点？怎样表达？各信息如何排列顺序？在写电邮时，一定要胸有成竹。

　　3.辅导其他人发给你更有行动价值的电邮

　　提高了自己发出的电邮质量后，怎样让别人也发给你高质量的电邮呢？这就需要专业、有效的信息辅导。

　　改善邮件管理，最终要取决于一个集体的合力。邮件是一个双向的东西，光靠一个人的力量是改变不了现状的。只有越来越多与邮件交往的人参与到邮件管理的“改革”中，才能做到利人利己。可见作者把书名起成“革命”，绝非哗众取宠。

　　但信息管理辅导毕竟还是一个新概念。《仓鼠革命》一书的作者在调查中发现，虽然有89%的职业人士相信信息辅导将有助于提高电邮质量，却只有大约15%的人经常接受类似的辅导。

　　有的职业人士怕丢面子或怕麻烦，甚至对此可能产生抵触情绪或者干脆拒绝接受辅导。部分职业人士即使学到好的经验，也不能很好地执行，没有长时间坚持照做。对于这些困难，信息管理辅导教练必须有充分的准备；企业决策者也必须采取措施，建立必要的规章制度和标准来支持教练们的工作。

　　4.快速存档和查找文件

　　“我的文档是一团乱麻！”这样的表白我们已经听过一千遍了。这就是信息时代巨大而肮脏的秘密。

　　在《仓鼠革命》一书的作者调查的2000多名职业人士中，有78%的人都承认：他们寻找电邮和文档常常费时又费神。因此，“电邮族”们不仅要掌握科学的归档管理方丽，还要持之以恒做到对文件及时进行归档。